BASIOLANDIA PHOTOGRAPHY, PODCAST O FOTOGRAFII, WIĘCEJ NI÷ FOTOGRAFIA PODCAST

Witam Cię w 122 odcinku podcastu WIĘCEJ NIŻ FOTOGRAFIA.

Budujesz swój biznes, masz piękne plany, wszystko idzie wręcz idealnie.
Kalendarz masz wypełniony po brzegi sesjami na cztery miesiące do przodu, aż tu nagle… pewnego dnia wydarza się życie….
Ty lub ktoś z Twojej rodziny trafia do szpitala i ten sen o Ameryce pryska!

A Ty nie masz planu awaryjnego, nie masz ani głowy, ani serca do tego, żeby teraz pracować i co wtedy?

Jak możesz zabezpieczyć swoją firmę na wypadek takich sytuacji losowych?
W dzisiejszym odcinku powiem Ci, jakie trzy obszary w biznesie warto zabezpieczyć, żeby biznes przetrwał, kiedy Ciebie w nim nie będzie.
Lub będziesz mogła mu poświęcać bardzo mało czasu!

Jeżeli ten temat Cię interesuje, to bardzo gorąco zachęcam Cię do wysłuchania dzisiejszego odcinka….

Listen to “122. 3 obszary które musisz zabezpieczyć w biznesie na wypadek awaryjnych sytuacji. Część 1. ORGANIZACJA” on Spreaker.

O CZYM POSŁUCHASZ W TYM ODCINKU:

dlaczego warto ZABEZPIECZYĆ BIZNES,
jakie sytuacja LOSOWE mogę Cię spotkać, jak przygotować do nich TWÓJ BIZNES,
kogo i o czym trzeba POINFORMOWAĆ, jeśli wydarzy się sytuacja losowa,
jakie obszary masz do ZABEZPIECZENIA w biznesie,
jak przygotować SKRZYNKĘ MAILOWĄ,
jak przygotować KALENDARZ FIRMOWY,
dlaczego warto mieć BIZNESOWĄ KOLEŻANKĘ FOTOGRAFKĘ i w jakich sytuacjach może Cię uratować,
jak przekazać dyspozycje ZAUFANEJ OSOBIE,
co musisz przygotować dla zaufanej osoby, żeby mogła działać podczas Twojej nieobecności,
o jakich UPOWAŻNIENIACH warto pomyśleć, na wypadek Twojej nieobecności.

Zapraszam Cię również do wysłuchania:

🎤 CZĘŚCI 2 , w której mówię o FINANSACH

🎤 CZĘŚCI 3, w której posłuchasz o DELEGOWANIU – premiera 12.06.2023 r.

A jeśli chcesz się nauczyć FOTOGRAFII pod moimi skrzydłami w AKADEMII MAGICZNEJ FOTOGRAFII
to ZAPISZ się na LISTĘ ZAINTERESOWANYCH w linku poniżej .

👉ZAPISZ SIĘ TUTAJ 👈

TRANSKRYPCJA ODCINKA:

Budujesz swój biznes. Masz piękne plany. Wszystko idzie wręcz idealnie. Kalendarz masz wypełniony po brzegi sesjami na cztery miesiące do przodu. Aż tu nagle pewnego dnia wydarza się życie. Ty lub ktoś z Twojej rodziny trafia do szpitala i ten sen o Ameryce pryska. Nie masz planu awaryjnego. Nie masz ani głowy, ani serca do tego, żeby teraz pracować. I co wtedy?

Jak możesz zabezpieczyć swoją firmę na wypadek takich sytuacji losowych?

W dzisiejszym odcinku powiem Ci, jakie trzy obszary w biznesie warto zabezpieczyć, żeby biznes przetrwał, kiedy Ciebie w nim nie będzie lub będziesz mogła mu poświęcać bardzo mało czasu. Jeżeli ten temat Cię interesuje, to bardzo gorąco zachęcam Cię do wysłuchania dzisiejszego odcinka oczywiście z filiżanką ulubionej herbaty.

Dzień dobry. Witam Cię bardzo serdecznie w kolejnym odcinku podcastu „Więcej niż fotografia”.

Jeśli szukasz inspiracji, motywacji i wiedzy przekazanej w bardzo prosty sposób, to ten podcast jest właśnie dla Ciebie. Ja jestem Basiolandia i jestem tutaj po to, żeby pokazać Ci, że fotomarzenia się nie spełniają – fotomarzenia się spełnia. A ja w Akademii Magicznej Fotografii mogę Ci w tym pomóc.

Możesz być mistrzynią planowania, cesarzową priorytetów, boginią spokoju i tytanem pracy działającym jak torpeda ale życie jest tylko i aż życiem.

Wydarza się w nim coś nieoczekiwanego, wydarzają się w nim różne sytuacje, których nie chcemy, a tym bardziej nie planujemy – takie jak choroba nasza lub bliskiej nam osoby, wypadek. Naprawdę przeróżne rzeczy mogą się wydarzyć. To są przykre rzeczy. To są sytuacje, które odcinają nasze myślenie, odcinają nasze serce, odcinają nasze ciało od działania we własnym biznesie. Jeżeli coś złego dzieje się z tobą, z Twoim dzieckiem, z Twoją mamą, z Twoim tatą, to po prostu Twoja głowa i Twoja uważność są w zdecydowanie innym miejscu niż w Twoim biznesie. Jeśli jesteś na etacie, to jest inaczej. Bierzesz zwolnienie i po prostu Cię nie ma, ale jeżeli pracujesz u siebie na działalności jednoosobowej, no to to wygląda w ten sposób, że jeżeli Ty nie pracujesz, to Twoja firma stoi.

Do nagrania tych odcinków – bo postanowiłam podzielić go na trzy części ze względu na to, że temat jest bardzo obszerny – zainspirowała mnie moja osobista sytuacja z tatą.

Trafił do szpitala w kwietniu, a ja byłam i nadal jestem bardzo mocno w tę sytuację zaangażowana. W maju, kiedy nagrywam dla Ciebie ten odcinek, tata niestety dalej jest w szpitalu, ale na szczęście jest już z nim trochę lepiej. Sama wiem, jak taka sytuacja spada na człowieka, jak grom z jasnego nieba. Przynajmniej na mnie i na moją rodzinę tak spadła, bo nikt się tego nie spodziewał. Spada, odcina rzeczywistość poza drzwiami szpitala. A absolutnie ostatnią rzeczą, o której wtedy myślałam, to jest firma. To zupełnie inaczej wtedy wygląda. Jeżeli byłaś kiedyś w takiej sytuacji, to wiesz. Jeżeli nie byłaś, to Ci nie życzę, ale mogę Ci powiedzieć z własnego doświadczenia, że wtedy świat zaczyna wyglądać zupełnie inaczej. Nagle trzeba zmienić wszystkie plany, bo na pierwsze miejsce wysuwa się ta osoba, której dotyczy sytuacja. W moim przypadku to był tata.

W tej sytuacji jeszcze mocniej, jeszcze bardziej dotarło do mnie to, że bardzo dobrze, że buduję od wielu lat mój biznes na moich zasadach.

Z dnia na dzień, z godziny na godzinę mogłam podjąć taką decyzję, że zostaję z moimi rodzicami na dłużej bez proszenia szefa o wolne. I tak, jak etat ma swoje plusy, bo możesz tam wziąć zwolnienie, tak też ma swoje minusy, bo nie możesz być wiecznie na wolnym, bo szef będzie Cię potrzebował w pracy. Ja w tej sytuacji przez to, że od kilkunastu lat jestem sama sobie szefową i tak buduję mój biznes, żebym ja nim zarządzał, a nie on mną – dzięki temu mogłam zostać, być, pomagać, wspierać. To jest absolutnie coś niesamowitego. Tak sobie pomyślałam wtedy, że: „Basia zobacz, to po to to tak budowałaś. Po to momentami zarzynałaś się w pracy i pracowałaś bardzo dużo, bardzo ciężko pokonując wiele trudności, żeby właśnie w tym momencie mieć taki komfort”. A poza tym pobyt w szpitalu, kiedy jest się tam osobą, która jest odwiedzająca i widzi różne rzeczy, ogromnie uczy pokory i pokazuje, co tak naprawdę jest w życiu najważniejsze.

W tym odcinku chcę Ci zupełnie wprost powiedzieć, że potrzebujesz przygotować swój biznes na wypadek takich losowych sytuacji,

które dopadają każdego, bo wydarza się życie, które ma swój rytm, swój przebieg i naprawdę jest momentami nieobliczalne. Możesz naiwnie liczyć na to, że Ciebie to nie dotyczy, ale nie sądzę, żebyś była bezduszną maszyną, której nic nie rusza. A nawet gdybyś była taką bezduszną maszyną, której nie ruszy to, że ktoś z Twoich bliskich trafi do szpitala, to niestety musisz mieć świadomość, że Ty też możesz któregoś dnia trafić do szpitala. Możesz mieć wypadek, możesz się rozchorować. I co wtedy? Tak że nawet jeżeli nie myślisz o swoich bliskich, to pomyśl, co zrobisz w sytuacji, kiedy Ciebie coś dopadnie.

Ja ze względu na to, że pod skorupą twardej góralki niskopiennej jestem mega wrażliwą i empatyczną osobą, to takie sytuacje rozwalają mnie w drobny mak.

Ja z tego drobnego maku bardzo szybko muszę się pozbierać, bo ja mam też takiego działacza w sobie i ogarniacza, więc jak już się wypłaczę i wytuptam, to wchodzę w tryb działania awaryjnego. To dotyczy życia osobistego i działań w firmie. Może się zastanawiasz: “Ale co to jest ten tryb awaryjny?”.

Tryb awaryjny.

Jeżeli chodzi o życie prywatne, to ogarniam, co się tylko da. Jeżeli trzeba coś załatwić z lekarzami, ja idę i jestem nie do zatrzymania. Jeżeli trzeba gdzieś wejść, to ja tam pójdę. Po prostu jestem jak lwica. Ogarniam, bronię i jestem wtedy nie do zatrzymania, nie do przekonania.

Jeżeli chodzi o firmę, to dla mnie ten tryb awaryjny wyglądał w ten sposób, że bardzo szybko poinformowałam mój zespół, wyznaczyłam priorytety i robiłam tylko i wyłącznie to, co jest bardzo pilne, coś czego absolutnie nie dało się przełożyć. Resztę rzeczy po prostu przełożyłam, bo one nie były najważniejsze teraz. Przełożyłam bez jakichś skrupułów czy powinnam, czy nie powinnam. Przełożyłam i już, bo taka była sytuacja.

Pamiętaj o tym, że ja mam swój biznes i buduję go od kilku lat w taki sposób, żeby z roku na rok był coraz mniej zależny ode mnie.

To są lata pracy, dziesiątki tysięcy złotych wydanych na szkolenia, na różne mentoringi i tak dalej, więc ja to już buduję od kilku lat. Mam zabezpieczone obszary, które dają bezpieczeństwo firmie, kiedy coś się wydarza w moim życiu. Mam zespół, który mnie wspiera, mam wypracowane systemy, procedury, które wprowadzamy już od dłuższego czasu i nadal będziemy wprowadzać, żeby jeszcze bardziej to wszystko poukładać, żeby w sytuacjach awaryjnych po prostu było wszystko spokojnie, żebym ja nie musiała się martwić, bo ja w momencie, kiedy weszłam w mój tryb awaryjny, wiedziałam, że mam zaufane osoby, które po prostu ogarniają. Ze mną kontaktowały się tylko i wyłącznie w sytuacjach mega awaryjnych, a na szczęście takich nie było, więc ja mogłam mieć totalnie głowę, serce i całą siebie skupioną w tym miejscu, w którym było trzeba, czyli szpital, tata i ogarnianie.

Jeśli jeszcze tego wszystkiego nie masz, to spokojnie, ja też przez pierwsze lata działalności nikogo nie miałam i wszystko robiłam sama.

Nic się nie martw, w tym odcinku będę mówiła o takich rozwiązaniach, jeżeli jesteś firmą, działalnością jednoosobową, czyli jesteś Ty jedna, jako Twoja firma. Powiem Ci, jakie obszary potrzebujesz zabezpieczyć, żeby w razie nagłych sytuacji Twój biznes nie był dla Ciebie dodatkowym obciążeniem, żebyś mogła tak, jak ja skupić się na tym, co jest najważniejsze. I teraz te trzy obszary, które są do zabezpieczenia w biznesie, żeby ten biznes nie padł w momencie, kiedy wydarzy się życie. Albo żeby nie zrobił Ci jeszcze większych problemów, bo pewne rzeczy mogą się nawarstwiać. Musisz pamiętać o tym, że w momencie kiedy za Tobą zamykają się drzwi do szpitala, to za tobą się zamykają, za resztą świata nie. Tam nadal toczy się życie.

Wyszczególniłam trzy obszary, które chciałabym dla Ciebie omówić:

Organizacja firmy – ten obszar omówię w dzisiejszym odcinku 122,

Finanse firmy – które omówię w kolejnym odcinku 123,

Delegowanie – i to z kolei omówię w 124 odcinku, czyli dwa odcinki do przodu.

Każdy z tych obszarów jest ważny i bardzo obszerny, więc w dzisiejszym odcinku postanowiłam omówić ten jeden, o którym wspominałam, czyli organizację, a w dwóch następnych odcinkach, te dwa kolejne obszary.

Myślę sobie, że tak będzie lepiej, bo mój plan jest taki, że pomiędzy publikacjami tych odcinków, a będą publikowane co dwa tygodnie, będziesz sobie wdrażała te zmiany i przygotowywała swoją firmę. A myślę, że dwa tygodnie to jest taki czas, w którym faktycznie można zacząć działania, więc tym bardziej powinno to być dla ciebie na plus. Wszystkie notatki i linki do odcinków jak tylko będą opublikowane, znajdziesz oczywiście w notatkach do tego odcinka.

Słuchaj tych odcinków w zaplanowanej kolejności, czyli najpierw organizacja, potem finanse, a na samym końcu delegowanie, bo ta kolejność nie jest przypadkowa.

Musisz o tym pamiętać, że ja tutaj będę mówiła o organizacji firmy, bo od tego tematu dzisiaj zaczniemy i na nim się skupię, i to nie będzie odcinek o tym, jak sobie organizować firmę krok po kroku, jak wszystko poukładać i tak dalej, tylko skupię się na tych działaniach firmy, na tych organizacyjnych kwestiach, które należy wcześniej zabezpieczyć, żeby w sytuacjach awaryjnych Twoja firma mogła przetrwać, żeby była zabezpieczona na wypadek tych sytuacji awaryjnych. To jest bardzo ważne, żebyś wiedziała jakim kawałkiem w tym odcinku będę się zajmować.

Na potrzeby tego odcinka przyjmijmy taką hipotetyczną sytuację i powołajmy do życia Foto-Grażynkę.

Bardzo lubię to imię, absolutnie nie mam nic do Grażynek. Muszę jakoś nazwać tą moją Bohaterkę, abym mogła Ci powiedzieć na przykładzie. Mam nadzieję, że Ci to posłuży.

Wyobraź sobie, że jestem taką Foto-Grażynką, mam swoją działalność jednoosobową albo działam w ramach działalności nierejestrowanej, robię zdjęcia dla klientów i dostaję za nie pieniądze. Nawet jeżeli ta moja działalność jeszcze nie jest formalna, to zarabiam na tym. Mam sesje umówione na piątki i soboty do końca miesiąca. Wszystko super, aż tu nagle pewnego dnia ja jako Grażynka trafiam do szpitala i jestem odcięta od świata na kilka dni. Mój świat i świat mojej rodziny się zatrzymał i nie wiadomo co mi jest.

Dla mnie i dla mojej rodziny świat się zatrzymał, ale pamiętaj, że świat nie zatrzymał się dla moich klientów.

Oni nie wiedzą, gdzie jestem, nie wiedzą, że trafiłam do szpitala, bo przecież nie mówią o tym w wiadomościach. Chyba, że był jakiś drastyczny wypadek, ale wtedy i tak nie podają nazwisk. Moi klienci to znaczy klienci Foto-Grażynki nie będą wiedzieli, że trafiłam do szpitala. Więc pierwsze, co trzeba zabezpieczyć, w tej organizacji firmy to taki kawałek związany z komunikacją. Czyli wcześniej – kiedy jestem zdrowa, kiedy wszystko idzie super – muszę sobie pomyśleć, co w takiej sytuacji musiałoby się wydarzyć.

Mam zapisanych klientów na sesje, których nie będzie. Mam klientów, którzy czekają na zdjęcia – których nie dostarczę na czas.

Czyli idąc takim logicznym tokiem rozumowania, jeżeli mam zapisanych klientów na sesję i to są sesje rodzinne, w plenerze czy w studio, to wtedy potrzebuję tych klientów poinformować, że sesji nie będzie, że coś się wydarzyło, że zmieniamy termin, że nie wiadomo, kiedy będzie ten termin, ale na pewno ta sesja w najbliższy piątek czy sobotę, kiedy była zaplanowana się nie odbędzie. To są klienci, którzy czekają na sesję, ale trzeba też pamiętać, że mam jeszcze klientów, którym już zrobiłam sesję i oni na przykład czekają na zdjęcia, i ja te zdjęcia miałam im dostarczyć, powiedzmy do poniedziałku, ale już teraz wiadomo, że jak jestem w szpitalu, to tego nie zrobię.

Tutaj pierwsza bardzo ważna sprawa, to trzeba tych klientów poinformować.

Możesz mi powiedzieć, że mam telefon, to napiszę do nich czy zadzwonię. Dobrze, super. Jeżeli mam taką możliwość, jeżeli jestem na tyle przytomna, jestem na tyle świadoma, mam do tego głowę, to oczywiście zadzwonię, napiszę i sprawa jest załatwiona. Ale ja na potrzeby tego odcinka, żeby Ci bardzo mocno pokazać, że może być różnie, chciałabym przyjąć sytuację, że ja Foto-Grażynka trafiam do szpitala i jestem odcięta. Nie mam opcji skorzystania z telefonu i to nie przez to, że ktoś mi go zabrał, tylko na przykład przez to, że jestem nieprzytomna albo jestem na silnych lekach i fizycznie nie jestem w stanie tego zrobić.

Tutaj jeszcze ważna sprawa jest taka, że jeżeli to są sesje rodzinne lub takie, które można przełożyć, to problem jest mniejszy. Myślę sobie, że dużo większy problem w takiej sytuacji mają fotografki i fotografowie ślubni. Jeżeli miałabym ślub w sobotę, a moja fotografka rozchorowałaby się tydzień przed, to trochę jest to patowa sytuacja, ale zaraz powiem, jak sobie w takich sytuacjach poradzić. Chcę Ci tylko powiedzieć, że ja trafiam do szpitala, dla mnie świat się zatrzymuje, dla mojej rodziny się zatrzymuje, ale dla świata i klientów nie. I nie masz absolutnie prawa mieć pretensji do klientów, czemu oni nie poczekają, czemu piszą maile i dopytują. Dopytują, bo nie wiedzą, bo nie mają skąd wiedzieć, bo nikt ich nie poinformował.

To jest obszar do zaopiekowania, przemyślenia, zaplanowania i przygotowania już teraz.

W razie różnych losowych sytuacji, wchodzisz w tryb awaryjny, czyli są działania, które są do wykonania, jest osoba, która ma te działania wykonać i wtedy po ogarnięciu tego nic się złego nie wydarza.

Uwierz mi, że ludzie zrozumieją, jeżeli dostaną wiadomość, że niestety jestem w szpitalu i nie mogę teraz sesji zrobić. To jest dla ludzi zrozumiałe, ale muszą dostać taką informację. Żeby to złożyć ładnie, to co muszę wcześniej przygotować?

Po pierwsze, to mam nadzieję, że masz kalendarz.

Zwykły kalendarz googlowski albo kalendarz papierowy, w którym masz rozpisane wszystkie sesje. Jeżeli to są na przykład piątki i soboty, to masz napisane, że w piątek jest sesja z Małgosią Z., a w sobotę to jest sesja z Jankiem W. i tam jest numer kontaktowy dopisany i adres mailowy, żeby w razie czego można się było szybko z tą osobą skontaktować. Więc po pierwsze trzeba mieć taki kalendarz, w którym wszystko czarno na białym jest napisane. Jeżeli Ty nie będziesz w stanie do tego kalendarza zajrzeć, to jeżeli zajrzy tam upoważniona osoba, to będzie wiedziała, że tu mamy taką i taką sesję z takim człowiekiem. W ten tydzień na pewno się to nie odbędzie, więc tu i tu trzeba napisać. Ten kalendarz musi być.

Musisz mieć maila firmowego, na którym prowadzisz komunikację z klientami.

Ja cały czas uparcie powtarzam, że jeżeli mamy zapytanie o sesję i ktoś nas pyta na Messengerze, na Instagramie czy na jakimś innym komunikatorze, to wtedy okej, odpowiedzmy na to pierwsze pytanie na tym komunikatorze, ale i tak bardzo szybko starajmy się przechodzić do komunikacji mailowej, dlatego że wtedy wszystko mamy w jednym miejscu. Nic nam nie ucieknie. W mailu można mieć to wszystko bardziej poukładane. Nie jakimiś tam jednowyrazowymi zwrotami się odbijamy z klientem, tylko po prostu piszemy. Cała komunikacja jest w jednym miejscu i jest wszystko jasne.

Pamiętaj, że w zależności z jakiego systemu mailowego korzystasz, ale na przykład na Gmail, który według mnie jest najbardziej intuicyjny, możesz sobie dodać tam takie zakładki i sobie opisać: „klienci aktualni”, „klienci maj”, „sesje do wykonania” i tak dalej. I wtedy, jeżeli będziesz miała porządek i będzie to wszystko poukładane, posegregowane, w mailach będziesz trzymała porządek, to wtedy taka osoba, która zostanie przez Ciebie upoważniona do tego, która będzie wiedziała, że ma działać w takich sytuacjach awaryjnych – a co to za osoba, to powiem Ci za chwilę – to wtedy ona wejdzie na tego maila, mając ten kalendarz, będzie wiedziała, że w sobotę ma być sesja Małgorzaty W., wie, jaki to jest adres mailowy, wchodzi na skrzynkę mailową, odnajduje maila do Małgorzaty W. i pisze. Zachęcam Cię do tego, żebyś miała w wersjach roboczych taką wiadomość, w której będzie bardzo prosty komunikat, że: „Ze względu na sytuację losową Foto-Grażynka nie może wykonać państwa sesji w dniu – i tam wpisany będzie dzień – ze względu na to, że jest obecnie w szpitalu. I w momencie, kiedy z tego szpitala wróci, skontaktuje się z państwem w celu ustalenia innego terminu”.

Prosta, krótka informacja co się wydarzyło, dlaczego nie będzie sesji i co się wydarzy dalej. Klienci teraz wiedzą, że nie będzie tej sesji, trzeba poczekać na informację kiedy fotografka wróci i oni są poinformowani. Owszem, mogą się w tym momencie zdenerwować, bo sobie planowali, ale uwierz mi, że człowiek jest człowiekiem i jeżeli czytasz w mailu, że wydarzyła się jakaś sytuacja losowa, że szpital, że ktoś zachorował, że coś się wydarzyło, to naprawdę my to rozumiemy. A jeżeli jakiś klient nie będzie chciał tego zrozumieć, to myślę, że raczej nie chcesz z takimi ludźmi współpracować. Ale przede wszystkim Ty ze swojej strony zrobiłaś to – poinformowałaś tego klienta. Czyli zadbałaś o obsługę firmy w sytuacjach awaryjnych. Więc taki wzór wiadomości powinien być w wersjach roboczych na wszelki wypadek, żeby po prostu poszło to szybko.

Pamiętaj, że jeśli dzieją się złe rzeczy w naszym życiu, to nagle wtedy doba jeszcze bardziej się skraca. Mamy dużo więcej rzeczy do ogarnięcia i nie mamy głowy do tego, żeby się skupić nad czymś, żeby coś przemyśleć, żeby coś zaplanować, bo mamy głowę w innym miejscu. Tu wszystko musi być przygotowane.

Czy potrzebny mi dubler?

Ważna sprawa, jeżeli chodzi o fotografów lub fotografki, które zajmują się fotografowaniem takich uroczystości, jak śluby, komunia, chrzciny czy bierzmowanie. Chodzi mi o uroczystość w kościele, której ksiądz nie przełoży ze względu na to, że fotografka jest chora. Takie rzeczy się nie wydarzają. W takich sytuacjach, jeżeli zajmujesz się taką fotografią, to ja uważam, że powinnaś mieć kogoś, kto jest Twoim dublerem, żeby w takich sytuacjach, kiedy Ty trafiasz do szpitala, coś się dzieje, nie możesz iść na to zlecenie, wtedy masz osobę, która za Ciebie pójdzie. I absolutnie nie chodzi mi o to, że dajesz koleżance, mężowi, siostrze aparat i mówisz: „idź, zrób”, bo to się nie uda. Bardziej chodzi mi o to, żebyś miała zaprzyjaźnioną fotografkę, zaprzyjaźnionego fotografa, który też się zajmuje takimi zleceniami i żebyście się po prostu w ten sposób wspierali. Wiem, że wiele osób się tego boi. Wiem, że czasami jest tak, że fotografka fotografce wilkiem, czego ja osobiście absolutnie nie rozumiem. Szczególnie właśnie w takich sytuacjach powinniśmy sobie pomagać. Nie można zostawić w takiej sytuacji klientów na lodzie. Ludzie są wyrozumiali i tak dalej, ale postaw się w sytuacji klientów. Masz ślub, w większości przypadków jedyne takie wydarzenie w życiu danej osoby i wszystko jest dopięte na ostatni guzik, aż tu dostajesz wiadomość w czwartek po południu, że niestety, ale w sobotę fotografa na ślubie nie będzie. Mówiąc delikatnie – wkurzyłabym się. Oczywiście moja cała empatia by przeze mnie przemawiała, że szpital, że sytuacja losowa, ale zostałabym trochę w kropce.

To po mojej stronie jest to, żeby takie sytuacje zabezpieczać, żeby dogadać się z kimś. Nawet nie musisz się z tym kimś mega przyjaźnić, nie musisz być najlepszą psiapsiółą i nie musicie sobie spijać z dziubków i biegać na kawę, ale umów się z kimś czysto biznesowo, że: „Posłuchaj Foto-Ziuta, jak u mnie będzie tak, że niestety coś się sypnie, dzieci połamią ręce (tfu tfu odpukać), coś się wydarzy, to czy mogę na Ciebie liczyć, że w takiej sytuacji do Ciebie dzwonię i Ty, jeżeli nie masz swojego zlecenia, to po prostu bierzesz to zlecenie? Ty oczywiście dostajesz za to wynagrodzenie, Ty obsługujesz tę imprezę, ale ja mam takie koło ratunkowe u Ciebie”. Zobowiązanie powinno działać w dwie strony. Więc jeżeli jeszcze nie masz takiej Foto-Ziuty za biznesową koleżankę, to proponuję sobie taką znaleźć.

To naprawdę można umówić na prostych zasadach. Ja uważam, że w fotografii nie ma konkurencji, bo każdy powinien znaleźć swojego fotografa i każdy swojego klienta. Tak to funkcjonuje. Ale jeżeli boisz się konkurencji, to ustalcie sobie jasne zasady. Działamy w sytuacjach awaryjnych. Oczywiście to też nie może być tak, że miałaś być Ty na ślubie, a nagle pojawia się tam ktoś zupełnie inny. Musisz poinformować o tym swoich klientów. Ale jeżeli Ty, jako fotografka ślubna czy fotografka, która miała być na komunii czy na chrzcinach, napisze taką informację – Ty, jeżeli dasz radę albo osoba przez Ciebie upoważniona do tego, że: „Niestety z przyczyn losowych Ty nie będziesz mogła wykonać zlecenia, ale proszę się nie martwić. Współpracuję z taką i taką osobą i jeżeli państwo się zgadzają, to ona wykona to zlecenie. Gwarantuję, że to będzie dobrze wykonana praca”. Po prostu czy klienci akceptują takie rozwiązanie. Myślę, że w większości sytuacji, no jest to dla nich jakaś furta, jest to ukłon w stronę klientów, że okej, ja nie mogę, ale daję Ci tutaj rozwiązanie. Nie zostawiam Cię na lodzie.

Ten obszar absolutnie warto zabezpieczyć i mieć taką osobę, która będzie naszym dublerem. Jeżeli jeszcze tego nie masz, a zajmujesz się reportażami, to absolutnie zachęcam Cię do tego, żeby tym tematem zająć się teraz, kiedy jest dobrze, bo w momencie, kiedy coś się wydarzy, to takie szukanie kogoś na ostatnią chwilę, to może być z tego więcej niedobrego niż dobrego.

Wiesz już, co masz do zabezpieczenia, ale trzeba nam do tego człowieka. Trzeba osoby, która to zrobi. Przyjmujemy naszą hipotetyczną Foto-Grażynkę i jej sytuację, że ona jest sama, jako soloprzedsiębiorczyni, więc nie ma w tym momencie project managerki, nie ma żadnej asystentki, więc musi mieć kogoś, musi mieć taką zaufaną osobę, która będzie wcześniej poinformowana o tym wszystkim, co to jest tryb awaryjny, co trzeba wtedy ogarnąć, jak to się odbywa. I to w zależności od tego, kto Cię otacza – czy Twoją zaufaną osobą jest mąż, siostra, przyjaciółka czy mama – to właśnie ta osoba powinna w tych nagłych sytuacjach wiedzieć, co zrobić.

Czyli przygotowujesz te wszystkie rzeczy, potem zapraszasz tę osobę na kawę i ciacho, i tłumaczysz jej, ale nie absolutnie nie z takiego poziomu: „Bo wiesz, bo jak ja umrę, to Ty masz zrobić to i to”. Czyli po prostu jakby to było ostatnie pożegnanie, spisanie testamentu i żegnanie się ze światem. Nie w takim kontekście, bo ją przestraszysz i powie: „Daj spokój, nie chcę tego wiedzieć, bo jeszcze coś przyciągniemy”. Ani w tym odcinku nie o to chodzi, ani w takich sytuacjach nie o to chodzi. Chodzi o to, żeby przygotować osobę na działanie w sytuacjach awaryjnych, żeby zabezpieczyć firmę.

Musisz wiedzieć, co tej osobie będzie potrzebne. Wytłumaczysz jej, że jest kalendarz, że jest mail, że jest wzór wiadomości, że trzeba zadzwonić do Foto-Ziuty, jeżeli jest taka sytuacja, że Ty nie możesz tego zlecenia zrobić.

Ta osoba będzie potrzebowała pewnych danych.

Loginy i hasła – będzie potrzebowała loginu i hasła do Twojego maila, żeby mogła się tam zalogować, żeby mogła sprawdzać i odpisywać.

Dostęp do kalendarza – będzie potrzebowała dostępu do Twojego kalendarza. Jeżeli masz kalendarz papierowy, to prosta sprawa. Mówisz jej: „Słuchaj, zawsze w szufladzie przy biurku jest mój kalendarz i tam jest wszystko zapisane” albo: „Jak się zalogujesz na mojego Gmaila, to tam jest kalendarz gmailowski i tam wszystko jest wpisane”. Ta osoba musi to wszystko wiedzieć.

Instrukcja kontaktu z klientami – musisz tej osobie dać instrukcję jakie wiadomości, gdzie znajdzie i gdzie, jakie wysłać. Czyli musisz jej wcześniej wytłumaczyć, że u Ciebie w biznesie to wygląda tak, że są klienci, którzy już są po sesji i czekają na zdjęcia i do nich wysyłamy informację, że: „Proszę o cierpliwość. Foto-Grażyna jest teraz w szpitalu. Niestety jest to sytuacja losowa. Nie może się zająć teraz Państwa zdjęciami. Zajmie się tym, jak tylko wróci i prześle informacje z terminem przekazania zdjęć”. I na dole – co ważne – żeby w tym mailu ta osoba się podpisała. Żeby nie podpisała: „Pozdrawiam Foto-Grażyna”, bo dla klienta to jest zagadkowe. W szpitalu jest, pisze że sytuacja losowa, a jednak do mnie pisze. Jeżeli oczywiście jesteś w stanie sama napisać, to podpisujesz siebie, ale jeżeli na przykład robi to koś za Ciebie, to niech się podpisze: „Przyjaciółka foto Grażyny, Marysia” albo „Mąż foto Grażyny, Janek”. Żeby to było podpisane kto tą wiadomość wysłał. Więc musisz poinformować, że są klienci przed sesją i u nich chodzi o to, żeby ich poinformować, że sesja się nie odbędzie w danym terminie i są klienci po sesji, których trzeba poinformować, że trzeba będzie na zdjęcia trochę dłużej poczekać. Ta osoba musi to wiedzieć.

Należności do płacenia – gdy ta osoba wejdzie na Twojego maila, to najprawdopodobniej może tam zobaczyć jakieś rachunki do płatności, czyli że coś trzeba będzie zapłacić. Będzie potrzebowała, jeżeli to jest coś pilnego co trzeba zapłacić na już np. jakiś urząd żąda płatności na dany, konkretny termin. I jeśli w danym terminie tego nie zapłacisz to trzeba będą się naliczały jakieś odsetki, będą jakieś upomnienia i rzeczy kompletnie niepotrzebne. Więc osoba też powinna mieć możliwość opłacenia tych rachunków. I tu w zależności od tego, jaką Ty preferujesz drogę – czy ta osoba zapłaci te rachunki ze swojego konta, a Ty jej później zwrócisz, czy na przykład to są rachunki firmowe, które muszą być płacone z konta firmowego, więc wtedy musisz dać uprawnienia do płatności z tego konta. Tu podejmij swoją decyzję, bo to jest Twoja indywidualna sprawa. Dajesz komuś dostęp do konta, do swoich loginów i takich rzeczy, więc zrób to w zgodzie ze sobą.

Sprawy urzędowe – może być tak, że trzeba będzie w jakimś urzędzie coś załatwić. Już w tym momencie, jak jest dobrze, jak nic się nie dzieje, zrób upoważnienia w urzędzie. Żeby była osoba upoważniona, która może się zajmować Twoimi sprawami. Dla Ciebie się świat zatrzymał, dla świata – nie. To są te wszystkie obszary, które trzeba zabezpieczyć.

Administracja i reklamy w social mediach – jeżeli prowadzisz komunikację w social mediach – Instagram, Facebook – jeżeli na przykład masz ustawione reklamy, to to też jest obszar do zabezpieczenia, żeby bez sensu reklamy nie leciały w nieskończoność i pobierały Ci pieniądze z konta, więc ktoś musi wiedzieć, jak je wyłączyć. Jeżeli prowadzisz komunikację na Facebooku i na Instagramie, ta osoba powinna być ustawiona jako drugi administrator albo jako osoba, która ma dostęp do Twojego profilu. Jest to również związane z bezpieczeństwem, żeby był drugi administrator i wtedy wystarczy opublikować prosty, krótki post, w który będzie informacja, że: „Znikam na jakiś czas z Instagrama. Jestem w szpitalu i nie będzie mnie przez jakiś czas”. Jeżeli jest taka potrzeba, jeżeli masz rozpoczętą jakąś akcję promocyjną, masz ogłoszoną jakąś sesję, to po prostu wtedy to ogłoszenie zdejmujemy, bo wiadomo, że to się nie wydarzy, bo wydarzyło się życie, jesteś w szpitalu i coś się złego dzieje. To są ważne rzeczy.

Czy masz te obszary zabezpieczone?

To niby są takie banalne rzeczy. Jak Ci teraz o tym opowiadam, to sobie myślisz: „Wielkie rzeczy”. Jasne, jasne, jasne. Ale zadaj sobie te pytania: Czy masz te obszary zabezpieczone? Czy w ogóle pomyślałaś o tym, co powinnaś mieć zrobione i że te wszystkie rzeczy są ważne?

Myślę, że teraz pada takie gromkie: „Nie”. Mało kto ma to zabezpieczone. Mało kto myśli o takich sytuacjach wcześniej. My wszyscy naiwnie myślimy, że innych to dotyczy, nas nie. Do pewnego momentu, aż nas będzie dotyczyć i wtedy już będzie trochę za późno. Jeżeli sobie wcześniej tego nie przygotujesz, to nie możesz mieć pretensji, że ktoś później nie ogarnia Twojego biznesu, bo to jest po prostu Twój biznes.

To wszystko, o czym ja tutaj mówiłam przez ostatnie kilkanaście minut, przy opowiadaniu może się wydawać czymś dużym, ale taka jest prawda, że możesz to zrobić bardzo szybko. Jeżeli usiądziesz, to na dobrą sprawę to jest kilka godzin pracy, żeby to rozpisać, przygotować, wybrać tą osobę, spotkać się z nią, wytłumaczyć i spisać procedury, takie proste instrukcje i wtedy jest zabezpieczone i mamy spokój.

Pamiętaj, że to jest dopiero pierwsza z trzech części, które pozwolą Ci zabezpieczyć Twoją firmę.

Tutaj mówiłam o tych organizacyjnych rzeczach – co możesz zrobić na zapleczu swojej firmy już teraz, żeby ją zabezpieczyć. W odcinku 123. będę mówiła o finansach, które też trzeba mieć zabezpieczone.

Co trzeba mieć zabezpieczone, jak trzeba mieć przygotowane, o tym będę mówiła w kolejnym odcinku, na który już bardzo serdecznie Cię zapraszam, bo jak już to zabezpieczysz, o czym mówiłam dzisiaj, to wtedy przejdziemy do kolejnego kroku. Gorąco zachęcam Cię do tego, żebyś zanim wysłuchasz kolejnego odcinka, zrobiła to wszystko, o czym mówiłam tutaj.

Mam nadzieję, że ten odcinek otworzył Ci oczy.

Otworzył oczy na to, że w życiu wydarza się życie i zdecydowanie lepiej jest zabezpieczyć swój biznes wcześniej. Wtedy, kiedy jest dobrze, wtedy, kiedy działasz, wtedy, kiedy jesteś zdrowa, wtedy, kiedy wszystko funkcjonuje, żeby później wszystko poszło o tyle, o ile może, lżej.

Dziś omówiłam taką ekstremalną sytuację, kiedy Foto-Grażynka ląduje w szpitalu, ale takie rozwiązanie przyda się również, kiedy na przykład ktoś bliski ląduje w szpitalu, kiedy nie masz kompletnie głowy do tego, żeby się zajmować biznesem. Wtedy, jeżeli będziesz miała to przygotowane, to pójdzie Ci ogarnięcie Twojego biznesu dużo prościej, bo wiesz, co to jest tryb awaryjny, masz przygotowane, wchodzisz w niego i działasz z tymi tematami, które są najważniejsze. Wyznaczasz priorytety, przekładasz, co trzeba, zostawiasz, co trzeba i wtedy to wszystko ma szansę funkcjonować, a Ciebie dodatkowo nie będzie stresować, nie będzie z tyłu głowy do Ciebie pukało: „O Boże, zawalam biznes”. Nie, tylko musisz się do tego wcześniej przygotować.

Ten odcinek absolutnie nie miał Cię przestraszyć.

Moja intencja ani w jednym procencie nie była taka. Miał Ci uświadomić, żeby życie jest życiem, więc warto zabezpieczyć swoją firmę wcześniej, aby uniknąć stresu i niepotrzebnych konsekwencji – jakichś dodatkowych opłat, upomnieć, niezadowolonych klientów. To była intencja tego odcinka. Pamiętaj, że kiedy Tobie wali się świat na głowę i odcina Cię od wszystkiego, to Ty się odcinasz od świata, ale ten świat za drzwiami szpitala nadal funkcjonuje. To jest bardzo ważne.

Dziękuję Ci bardzo za ten wspólny czas. Dzisiejszy odcinek jest długi, ale temat jest bardzo ważny i bardzo się cieszę, że postanowiłam go rozdzielić na trzy odcinki, bo siedziałybyśmy tutaj dwie godziny, a tak zrobisz jedną część, potem przejdziesz do kolejnej.

Dziękuję Ci za ten wspólny czas. Koniecznie podziel się informacją o tym podcaście z innymi, bo dzięki temu troszeczkę podziękujesz mi za moją pracę.

Dzięki temu podziękujesz mi za czas i serce, które wkładam w nagrywanie tego podcastu. A ogromnie zależy mi na tym, żeby dotrzeć do jeszcze szerszego grona kobiet, które budują swoje fotobiznesy.

Ten odcinek, który dzisiaj wysłuchałaś, jest bardzo ważny zarówno dla kobiet, które są fotografkami, ale równie dobrze można to zaimplementować w innych biznesach – biznesach rękodzielniczych, w biznesach, które po prostu prowadzimy my same jako solowe przedsiębiorczynie. Więc podziel się tym podcastem, udostępnij na story informację o nim, powiedz koleżance, że jest taki podcast „Więcej niż fotografia” i warto go posłuchać, jeżeli twierdzisz, że warto go posłuchać. A jeżeli dosłuchałaś go do końca, to znaczy, że warto.

Ja będę Ci ogromnie wdzięczna, bo moją misją jest to, żeby pomagać coraz szerszej grupie kobiet, które budują swoje biznesy, które idą po siebie i niestety czasem spotykają trudności, ale ja właśnie mówię, jak te trudności pokonywać.

Ściskam Cię bardzo mocno i już teraz zapraszam Cię na kolejny odcinek, w którym będzie o finansach.

ODCINKI, O KTÓRYCH MÓWIĘ W CZASIE TEGO PODCASTU

✔ ODCINEK 122: Część 1. ORGANIZACJA – SŁUCHASZ GO OBECNIE

✔ ODCINEK 123: Część 2. FINANSE

✔ ODCINEK 124: Część 3.DELEGOWANIE

JEŚLI CHCESZ MNIE ODWIEDZIĆ TO ZAPRASZAM CIĘ DO MOICH MIEJSC W SIECI

✔ FACEBOOK: BASIOLANDIA.FB

✔ INSTAGRAM: BASIOLANDIA.IG

✔ STRONA WWW: BASIOLANDIA.STRONA

✔ YOUTUBE: BASIOLANDIA.YOUTUBE

ZAPRASZAM CIĘ DO MOJEJ GRUPY NA FB: BASIOLANDIA.GRUPAFB. Będziemy tam rozmawiać o tematach poruszanych w podcastach i nie tylko.

GDZIE MOŻESZ SŁUCHAĆ MOJEGO PODCASTU

🎤 na moim kanale YouTube: BASIOLANDIA.YOUTUBE

🎤 katalog w iTunes: BASIOLANDIA.ITUNES

🎤 spotify: BASIOLANDIA.SPOTIFY

🎤 wyszukanie frazy „WIECEJ NIŻ FOTOGRAFIA” w Twojej aplikacji do podcastów na smartfonie

Basiolandia 🌸

Jeśli szukasz inspiracji na wiosenne zdjęcia w plenerze znajdziesz w WIOSENNYM VIDEOEBOOKU
🌸 20 POMYSŁÓW NA WIOSENNE ZDJĘCIE W PLENERZE 🌸

KLIKNIJ TUTAJ

28 lutego 2024

Odcinek 122. 3 obszary które musisz zabezpieczyć w biznesie na wypadek awaryjnych sytuacji. Część 1. ORGANIZACJA